Ondanks de opkomst van chat, WhatsApp en andere digitale kanalen, blijft e-mail blijft het meest gebruikte communicatiekanaal binnen de zakelijke markt. Het is snel, iedereen heeft een mailadres en het blijft zakelijk. Daarom is het niet zo gek dat onze klanten bij elkaar meer dan 2 miljoen feedbackuitnodigingen hebben verstuurd via e-mail in 2021. Maar, met steeds strengere privacy regels wordt dit bedrijven steeds moeilijker gemaakt. Waar moet je als klant op letten? Hoe zorg je ervoor dat je surveys in de juist inbox terecht komen? We beantwoorden hieronder de meest gestelde vragen over e-mail deliverability. Oftewel de bezorging van je e-mails.
Hoe zorg ik er voor dat de e-mails bij iedereen bezorgd worden?
Om een mail succesvol af te leveren, wordt er gekeken naar drie verschillende pijlers. Deze pijlers zijn: Identificatie, betrouwbaarheid en reputatie en content. Wanneer er op deze drie punten goed wordt gescoord, is de kans zeer groot dat de e-mail wordt afgeleverd.
1. Identificatie
Wanneer je een e-mail verstuurt, zijn er twee technische factoren die aangeven dat het domein die e-mail heeft verstuurd veilig is. Dit zijn:
DKIM (Domain Key)
DKIM staat voor Domain Keys Identified Mail. DKIM verwijst naar een gecodeerd authenticatie bericht van de afzender. Het is de publieke sleutel om de e-mail te verbinden met de DNS van de server van herkomst. Het laat de ontvanger zien dat het domein echt is.
Maar, de DKIM alleen garandeert niet dat de server van de afzender uitgaande e-mails van jouw domein mag versturen. Hiervoor is ook een SPF nodig.
SPF (Afzender ID)
SPF, ook wel Sender Policy Framework genoemd, identificeert dat de eigenaar van het domein in staat is om aan te geven welke server(s) toestemming hebben om e-mails te versturen. Het identificeert dat het wordt verstuurd vanuit de e-mail beheerder, niet iemand anders.
De SPF zelf alleen kan machteloos zijn als een website-eigenaar besluit te kiezen voor shared hosting. Dit betekent dat meerdere websites hetzelfde IP-adres zullen delen. Vandaar dat een DKIM en SPF samen het beste werken en de afzender een grotere kans biedt om de mail succesvol af te leveren.
Extra: DMARC
Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC) is een uitbreiding van DKIM en SPF. Het vertelt de ontvangende server wat te doen met inkomende e-mails die niet direct door de authenticatie controle komen. Je hebt het vast wel eens zelf gezien in een mail, bovenaan de ontvangen mail staat dan een melding dat het een onbekende afzender is. Het is dan aan de ontvanger zelf om deze goed te keuren of af te wijzen.
2. Betrouwbaarheid en reputatie
Ook je betrouwbaarheid en reputatie wordt op verschillende aspecten gebaseerd.
Kwaliteit van je zendlijst
Met de kwaliteit van een zendlijst wordt bedoeld hoeveel ontvangers je e-mail ook daadwerkelijk ontvangen. Het kan namelijk zijn dat er veel hard bounces en soft bounces zitten bij verzending. Bij een hard bounce zal de e-mail nooit aan kunnen komen. De reden hiervan is dat er foutieve mailadressen in zitten, een domein wat niet meer bestaat of een spelfout in de mail. Bij een soft bounce klopt het mailadres wel, maar is bijvoorbeeld de mailbox vol waardoor er geen mail meer bij past, de mailserver tijdelijk niet bereikbaar is of omdat het bericht zelf te groot is.
Je verbetert de kwaliteit van de zendlijst door hard bounces te verwijderen en soft bounces te monitoren en zo nodig ook te verwijderen.
Consistentie
Als je een positieve relatie met je lezers wilt opbouwen, moet je e-mails verzenden wanneer ze dat verwachten en/of een logisch moment vinden. Het moet inhoud bevatten die hen niet shockeert of verveelt tot het punt van disengagement. Door consistent te zijn met zowel de inhoud als de aflevering van je berichten, zorg je ervoor dat je abonees zich gewaardeerd voelt en, van cruciaal belang, een vertrouwenslaag tussen beide partijen ontstaat.
Wanneer specifiek gekeken naar een feedbackuitnodiging, creëer je consistentie door na elk belangrijk contactmoment de uitnodiging te versturen. De klant snapt dan waarom hun mening belangrijk is en verwachten op ten duur de mail.
Spam markeringen
Een hoog percentage spam markeringen heeft een zeer slecht effect op je e-mail betrouwbaarheid en reputatie. Dit kan voorkomen worden door een duidelijk opt-in beleid, waardoor klanten alleen een mail ontvangen wanneer ze hier daadwerkelijk toestemming voor hebben gegeven. Het is dan veel minder waarschijnlijk dat de ontvanger je mail als spam markeert omdat ze zelf toestemming hebben gegeven om mails te ontvangen. Het kan verleidelijk zijn om iedere contactpersoon in een mailcampagne te voegen, maar de kwaliteit van je zendlijst en reputatie gaat hierdoor aanzienlijk achteruit.
3. Content
Wanneer mails expliciete inhoudt bevat zal dit ook in de spambox belanden, daarnaast hoort de mail juist opgebouwd te zijn (is het leesbaar, zijn de gegevens van je bedrijf zichtbaar en bevat het geen foute content). Let dus ook goed op dat de voettekst leesbaar is. In de voettekst horen bedrijfsgegevens te staan en een duidelijke knop met afmeldmogelijkheden.
De mails komen in de spam terecht, hoe komt dit?
Wanneer je met de bovenste punten rekening houdt, komen je e-mails waarschijnlijk niet in een spambox terecht. Wanneer dit wel gebeurt, betekent het dat er slecht gescoord wordt op betrouwbaarheid van het afzendadres en op reputatie van de zender.
Heb je tips om voor een feedbackuitnodiging via e-mail?
-
Behoudt dus altijd een schone zendlijst. Verwijder direct hard bounces, unsubscribers en spammelders.
-
Verstuur je een survey in één keer naar een grote lijst ontvangers? Split deze dan uit in kleinere lijsten. Grote lijsten worden namelijk eerder gezien als spam.
-
De frequentie van e-mails beïnvloedt de professionele status en autoriteit van je organisatie. Let op daarom op reminders en de relevantie ervan; vooral dubbele reminders. Deze verhogen het risico op spam markering, en gaan gepaard met weinig reactie.
-
Tevens helpt het ook als het uiterlijk van de uitnodiging moet overeenkomen met het uiterlijk van de survey (incl. stijl en kleuren).
-
Zorg voor een e-mail handtekening met de naam, titel en organisatie van de afzender. Dit om je duidelijk te legitimeren als organisatie.
-
Personaliseer e-mails met de naam van de ontvanger, in plaats van algemene woorden als 'Beste klant' of 'Best lezer'. Op deze manier wordt het ook minder snel opgepakt als spam.
Heb je meer vragen of deze topic of wil je ook surveys
versturen via e-mail?
E-mail is het populairste kanaal om een feedbackuitnodiging mee te sturen. Wil je ook de klant bereiken met e-mail of een hogere conversie bereiken van je surveys? Plan dan een korte call in met Stijn Daamen. We helpen je graag verder.
